Bootsservice-Software AYM Karina: unsere Servicesoftware erscheint bald

AYM Karina ist eine Desktop-Software für Servicewerkstätten, die wir entwickeln und demnächst veröffentlichen. Sie bündelt Kunden- und Bootsdaten, Serviceakten, Arbeitsaufträge, Planung, Lager, Angebote und ein Fotoarchiv in einer Anwendung. Die Bildschirme der ersten Version wurden mit Blick auf Werkstätten für Boots- und Yachtwartung gestaltet: Das Dashboard zeigt die Zahl der Boote als eigene Kennzahl, und unter den Schnellaktionen findet sich die Anlage eines neuen Boots. In diesem Beitrag erklären wir, warum wir Karina entwickeln, was auf den bisher gezeigten Bildschirmen zu sehen ist und wie Sie bis zum Start informiert bleiben. Erscheinungstermin und Preise stehen noch nicht fest; wir geben sie bekannt, sobald sie feststehen.

Warum wir eine Servicesoftware entwickeln

AYM Flow entwickelt seit Jahren Websites und Software, und ein großer Teil unserer Referenzen stammt von Yacht- und Marinebetrieben in und um Bodrum. In der Zusammenarbeit mit ihnen sahen wir immer wieder dasselbe Bild: Serviceanfragen kommen per Telefon und Messenger, Arbeitsaufträge werden auf Papier notiert, Ersatzteile in einer Tabelle geführt, Vorher-nachher-Fotos bleiben auf den Handys der Techniker. Um herauszufinden, welche Wartung ein Boot in der letzten Saison bekam, muss man mehrere Leute anrufen. Karina entstand, um diese verstreuten Informationen rund um eine einzige Serviceakte zu bündeln.

Es ist nicht unser erstes eigenes Produkt. Wir entwickeln eigene Softwareprodukte wie unser mehrsprachiges WordPress-Plugin AYM Multilingual und unsere Live-Spielstand-Software für Sportanlagen, Multi Score Screen. Karina wird das dritte Mitglied dieser Familie und das erste, das als Desktop-Anwendung konzipiert ist.

Was die ersten Bildschirme zeigen

Der erste veröffentlichte Screenshot zeigt das Dashboard. Oben fassen Karten die Zahl der geplanten, laufenden und abgeschlossenen Aufträge sowie die Zahl der Kunden und Boote zusammen. Das linke Menü enthält Verwaltung, meine Aufträge, Kunden, Planung, Lager, Angebote und Einstellungen. Über die Schnellaktionen lässt sich mit einem Klick Folgendes starten:

• Neuer Kunde, neuer Kontakt und neues Boot
• Serviceakte öffnen und neuen Arbeitsauftrag anlegen
• Zugriff auf das Fotoarchiv
• Abteilungen und Stundensätze
• Firmendaten und Benutzerverwaltung

Serviceakten werden mit einer jahresbezogenen Nummer (etwa SRV-2026-0001) aufgelistet; jede Akte zeigt eine Zusammenfassung des Auftrags, Kunde und Boot sowie den Status und lässt sich direkt drucken. Die Einträge im Screenshot sind Beispieldaten für die Vorstellung. Dass sich Serviceakten direkt drucken lassen, ist für Werkstätten wichtig, die Kunden oder Technikern vor Arbeitsbeginn einen unterschriebenen Ausdruck geben.

Für wen Karina gedacht ist

Die erste Version richtet sich an Werkstätten für Boots- und Yachtwartung, technische Betriebe in Marinas und Servicebetriebe mit mehreren Abteilungen wie Motor, Elektrik oder Lackierung. Abteilungen und Stundensätze gibt es, damit verschiedene Teams an derselben Serviceakte arbeiten können. Der Ablauf aus Serviceakte, Arbeitsauftrag, Lager und Angebot ist aber auch für andere technische Dienste typisch, von Elektronik- und Haushaltsgerätereparatur bis zum Maschinenservice. Worauf es bei Servicesoftware allgemein ankommt, erklärt unser Ratgeber zur Werkstattsoftware.

Warum eine Desktop-Software?

Was Bootsservices besonders brauchen

Boots- und Yachtservices arbeiten in einem anderen Rhythmus als eine typische Werkstatt. Die Auslastung ist saisonal: Im Herbst werden Boote an Land geholt und winterfest gemacht, im Frühjahr möchten alle gleichzeitig ihre Saisonvorbereitung. In dieser Phase muss man auf einen Blick sehen, welches Boot in welcher Phase ist, welches Teil erwartet wird und welches Team wo arbeitet; eine der Beispielakten im Screenshot zeigt genau das – eine Komplettrevision nach dem Winterlager. Eigner wohnen zudem oft weit entfernt, manchmal im Ausland, und wollen den Zustand ihres Boots auf Fotos sehen, Angebote aus der Ferne prüfen und den Fortschritt kennen. Arbeiten mehrere Abteilungen wie Motor, Elektrik, Lack und Tischlerei gleichzeitig an einem Boot, braucht es abteilungsbezogene Stundensätze, um den Auftrag richtig zu kalkulieren.

Warum eine Desktop-Software?

In technischen Betrieben läuft die Software meist den ganzen Tag auf einem Rechner in Werkstatt oder Büro. Schnelle Dateneingabe, die direkte Arbeit mit Druckern und Etikettendruckern und die Bedienung per Tastatur sprechen in diesem Szenario für eine Desktop-Anwendung. Die allgemeinen Kriterien für die Wahl zwischen Desktop und Web behandeln wir im Beitrag Desktop-Anwendung vs. Webanwendung. Technische Details, unterstützte Systeme und das Konzept zur Datensicherung von Karina veröffentlichen wir zum Start.

Karina im Serviceablauf

Kommt ein Boot in die Werkstatt, beginnt alles mit den Kunden- und Bootsdaten. Eine Serviceakte wird angelegt, die Arbeit in Arbeitsaufträge aufgeteilt, benötigte Teile werden aus dem Lager gebucht, der Kunde erhält ein Angebot, und nach Abschluss wird die Akte geschlossen. Das Fotoarchiv dokumentiert Vorher und Nachher und lässt sich mit dem Kunden teilen. Bleibt jeder Schritt in einer Akte, ist die Frage „Was wurde an diesem Boot zuletzt gemacht?“ auch Monate später in Sekunden beantwortet. Grundsätze der Lager- und Auftragsverwaltung finden Sie im Beitrag zur Barcode-Lagerverwaltung und zu Arbeitsaufträgen.

Was eine Werkstatt von Anfang an festlegen sollte

Wer eine Servicesoftware einführt, sollte einige Dinge vorab klären, ganz gleich, für welches Programm er sich entscheidet: Wie werden Serviceakten nummeriert, welche Abteilungen und Stundensätze gibt es, welche Fotos gehören zu jedem Auftrag, und wer darf Angebote freigeben? Diese Fragen bestimmen später, wie gut sich Auswertungen erstellen lassen. Wir empfehlen außerdem, die Kundendaten vor dem Umzug zu bereinigen – doppelte Einträge und veraltete Kontaktdaten aus alten Tabellen sind die häufigste Ursache für Chaos in den ersten Wochen.

Zum Start informiert bleiben

Wenn Sie zu den ersten Nutzern von Karina gehören, die Anforderungen Ihrer Werkstatt teilen oder eine Demo anfragen möchten, nehmen Sie Kontakt auf. Die Rückmeldungen, die wir bis zum Start sammeln, fließen direkt in die Prioritäten der ersten Version ein. Besonders interessiert uns: Wo führen Sie Ihre Serviceakten heute, mit wie vielen Abteilungen arbeiten Sie, und welche Aufgabe kostet Sie am meisten Zeit? Brauchen Sie eine vollständig auf Ihren Ablauf zugeschnittene Software, finden Sie alles zu unserer individuellen Softwareentwicklung.

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