Sistema de inventario con código de barras y órdenes de trabajo para talleres

Un sistema de inventario con código de barras asigna un código a cada repuesto y registra su entrada, su salida a una orden de trabajo y su recuento escaneando ese código. En un taller de servicio técnico, el valor real aparece donde el código de barras se une a la orden de trabajo: qué pieza se usó en qué trabajo y qué técnico la puso queda registrado solo, el stock baja automáticamente y la factura sale completa. Esta guía explica cómo preparar las fichas de artículo, elegir etiquetas y lectores, los movimientos de stock, qué debe tener un buen parte de recepción y una orden de trabajo, y los errores más comunes.

¿Por qué código de barras?

Llevar el stock a mano tiene tres puntos débiles: errores al escribir, salidas olvidadas y registros tardíos. Si un técnico coge un filtro a mitad de trabajo y no lo apunta en el momento, esa pieza aparece a fin de mes como descuadre. Con código de barras, sacar una pieza es tan fácil como escanearla; el registro se hace al instante y con el código correcto. Además, se evita confundir piezas que parecen iguales pero no lo son, como juntas de distintas medidas.

Paso 1: prepara las fichas de artículo

Un sistema de códigos de barras es tan bueno como los datos que hay detrás. Abre una ficha por pieza con estos campos:

• Código de artículo: corto y permanente, asignado por tu empresa. El código de barras lo contiene.
• Nombre y descripción: como lo reconocen los técnicos, con medidas y compatibilidad.
• Código del fabricante o proveedor: evita confusiones al pedir.
• Unidad: unidad, metro, litro, etc.
• Ubicación: por ejemplo “A3-2”; agiliza la búsqueda y facilita el recuento.
• Stock mínimo: por debajo de este nivel se avisa para reponer.

Paso 2: elige etiquetas y lectores

Para un taller lo más práctico son etiquetas resistentes impresas con una impresora térmica. Si solo llevan el código de artículo, basta un código de barras unidimensional como Code 128; si quieres más datos o leerlas con la cámara del móvil, un código QR es una opción. En ambientes húmedos, salinos o con grasa, como los talleres náuticos, el papel se vuelve ilegible enseguida: usa etiquetas sintéticas resistentes al agua y al aceite. Los lectores de mano USB o Bluetooth se conectan como un teclado, así que funcionan con casi cualquier programa sin configuración extra; para talleres pequeños, la cámara del móvil es un buen comienzo.

Los códigos QR no son solo para el almacén. Sirven a menudo para conectar a clientes y usuarios con un sistema; en nuestro software de marcador Multi Score Screen para instalaciones deportivas, por ejemplo, los jugadores se unen al partido escaneando el QR de la pantalla de la pista. Del mismo modo, en el taller un QR en la etiqueta del equipo puede abrir directamente su expediente.

Paso 3: define los movimientos de stock

• Entrada: las piezas del proveedor se escanean y se cotejan con el albarán.
• Salida a orden de trabajo: el técnico escanea la pieza, se vincula a la orden y sale del stock.
• Devolución: lo que no se usa vuelve al stock y sale de la orden.
• Ajuste: piezas dañadas o perdidas se registran con su motivo.
• Recuento: contar cada semana unas cuantas ubicaciones (inventario cíclico) en lugar de todo una vez al año mantiene el stock fiable siempre.

Qué deben tener el parte de recepción y la orden de trabajo

El parte de recepción se rellena al recibir el trabajo y lo firma el cliente; la orden de trabajo describe lo que hará el taller. Ambos deben estar enlazados. Un buen formato de recepción incluye datos del cliente y de contacto, datos del equipo o del barco, la avería descrita, estado y fotos de entrada, fecha estimada de entrega y la aprobación del cliente. La orden de trabajo recoge las tareas, el técnico o departamento asignado, los repuestos, las horas de mano de obra y las tarifas por departamento, el estado y las notas de control. Así la factura sale de la orden sin errores.

Ejemplo: revisión de motor de un barco

Pensemos en la revisión de motor antes de la temporada. El parte recoge el nombre del barco, el modelo y número de serie del motor, el problema indicado y las fotos de entrada. La orden va al departamento de motores; el técnico escanea cada pieza, como el filtro de aceite, el de combustible o el ánodo de la hélice, al cogerla. Las piezas se añaden a la orden y salen del stock. El técnico registra las horas y el programa las valora con la tarifa del departamento. Al terminar se añaden las fotos finales y la orden pasa al jefe de taller. Al facturar, las líneas de piezas y mano de obra ya están; nadie ha tenido que acordarse de nada.

Errores habituales

• No definir ubicaciones: la pieza figura en stock, pero nadie la encuentra.
• Coger piezas sin escanear: un escaneo olvidado en un trabajo urgente se convierte en un descuadre a fin de mes.
• Etiquetas frágiles: una etiqueta ilegible es la forma más rápida de que se abandone el sistema.
• Sin stock mínimo: cuando se acaba una pieza habitual, el trabajo se para y los plazos se retrasan.
• No cerrar las órdenes: las órdenes abiertas falsean informes y facturación.

¿Plantilla de Excel o software?

Se puede empezar con una plantilla de Excel; el lector escribe el código en una celda. Pero cuando hacen falta vínculos con órdenes de trabajo, varios usuarios a la vez, historial y informes, las hojas se quedan cortas. Qué buscar en un programa lo explicamos en la guía de software de servicio técnico. Nuestro próximo software de escritorio, AYM Karina, reúne stock, órdenes de trabajo y expedientes. Si la conexión del taller no es fiable, lee por qué importa que el programa funcione sin conexión en el artículo sobre aplicaciones offline.

Si un programa estándar no encaja con tu forma de trabajar, consulta la guía software a medida o estándar o nuestro servicio de desarrollo de software a medida.

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