Barkodlu Stok Takip Sistemi ve İş Emri: Serviste Parça ve İşçilik Kontrolü

Barkodlu stok takip sistemi, her yedek parçaya bir kod verip parçanın depoya girişini, iş emrine çıkışını ve sayımını bu kodu okutarak kaydetmenizi sağlar. Bir servis atölyesinde asıl değer, barkodun iş emriyle birleştiği yerde ortaya çıkar: hangi parçanın hangi işte, hangi teknisyen tarafından kullanıldığı otomatik olarak kayda geçer, stok kendiliğinden düşer ve faturaya eksiksiz yansır. Bu rehberde parça kartlarının nasıl hazırlanacağını, etiket ve okuyucu seçimini, stok hareketlerini, iyi bir servis formunda ve iş emrinde bulunması gereken alanları ve en sık yapılan hataları anlatıyoruz.

Neden barkod?

Elle stok tutmanın üç zayıf noktası vardır: yazım hataları, unutulan çıkışlar ve geç yapılan kayıtlar. Bir teknisyen işin ortasında rafa gidip bir filtre aldığında bunu hemen bir yere yazmazsa, o parça ay sonunda stok farkı olarak ortaya çıkar. Barkod ile çıkış, parçayı okutmak kadar kolaydır; kayıt anında ve doğru parça koduyla yapılır. Ayrıca aynı görünen ama farklı olan parçaların, örneğin farklı ölçülerdeki contaların, karıştırılması da büyük ölçüde engellenir. Hangi parçanın hangi işte kullanıldığı kayıtlı olduğu için garanti kapsamındaki iadelerde ve tekrar gelen arızalarda geriye dönük inceleme yapmak da kolaylaşır.

Adım 1: Parça kartlarını hazırlayın

Barkod sistemi, arkasındaki veriler kadar iyidir. Her parça için bir kart açın ve şu alanları doldurun:

• Stok kodu: İşletmenin kendi verdiği, değişmeyen kısa kod. Barkod bu kodu taşır.
• Parça adı ve açıklaması: Teknisyenin tanıyacağı şekilde, ölçü ve uyum bilgisiyle.
• Üretici veya tedarikçi kodu: Sipariş verirken karışıklığı önler.
• Birim: Adet, metre, litre gibi.
• Raf konumu: Örneğin “A3-2”; parçayı bulmayı hızlandırır, sayımı kolaylaştırır.
• Minimum stok seviyesi: Bu seviyenin altına düşüldüğünde sipariş hatırlatması yapılır.

Adım 2: Etiket ve okuyucu seçin

Atölyeler için en pratik çözüm, termal etiket yazıcısı ile basılan dayanıklı etiketlerdir. Yalnızca stok kodu taşıyacaksanız Code 128 gibi tek boyutlu bir barkod yeterlidir; daha fazla bilgi taşımak veya telefon kamerasıyla okutmak istiyorsanız QR kod tercih edilebilir. Nemli, tuzlu veya yağlı ortamlarda, örneğin tekne servislerinde, kâğıt etiket kısa sürede okunmaz hale gelir; bu ortamlar için suya ve yağa dayanıklı sentetik etiketler kullanın. Okuyucu tarafında USB veya Bluetooth el okuyucuları bilgisayara klavye gibi bağlandığı için çoğu yazılımla ek kurulum gerekmeden çalışır; telefon kamerası ise küçük atölyelerde iyi bir başlangıçtır.

QR kodların kullanım alanı stokla sınırlı değildir. Müşteri ve kullanıcıların bir sisteme hızla bağlanması için de sıkça kullanılır; örneğin spor tesisleri için geliştirdiğimiz Multi Score Screen skor yazılımında oyuncular kortun ekranındaki QR kodu okutarak maça katılır. Atölyede de benzer şekilde, cihaz etiketindeki bir QR kod servis dosyasını doğrudan açabilir.

Adım 3: Stok hareketlerini tanımlayın

• Giriş: Tedarikçiden gelen parçalar okutularak stoğa alınır; irsaliye ile karşılaştırılır.
• İş emrine çıkış: Teknisyen parçayı okutur, parça ilgili iş emrine bağlanır ve stoktan düşer.
• İade: Kullanılmayan parça stoğa geri alınır; iş emrinden de çıkarılır.
• Düzeltme: Hasarlı veya kayıp parçalar açıklamayla birlikte kayda geçer.
• Sayım: Tüm depoyu yılda bir saymak yerine her hafta birkaç rafı saymak (dönemsel sayım) stok doğruluğunu sürekli yüksek tutar.

İyi bir servis formunda ve iş emrinde neler olmalı?

Servis formu, işin kabulünde doldurulan ve müşteriye imzalatılan belgedir; iş emri ise atölyenin yapacağı işi tarif eder. İkisi birbirine bağlı olmalıdır. Bir servis formu örneğinde müşteri ve iletişim bilgileri, cihaz veya tekne bilgisi, müşterinin şikâyeti, kabul anındaki durum ve fotoğraflar, tahmini teslim tarihi ve müşterinin onayı yer alır. İş emrinde ise yapılacak işler, atanan teknisyen veya departman, kullanılan parçalar, işçilik saatleri ve departman bazlı ücretler, iş durumu ve kontrol notları bulunur. Bu yapı, faturanın iş emrinden hatasız oluşturulmasını sağlar.

Örnek: bir tekne motor bakımı iş emri

Bir teknenin sezon öncesi motor bakımını düşünelim. Servis formunda tekne adı, motor modeli ve seri numarası, müşterinin bildirdiği sorun ve teknenin kabul fotoğrafları kayıtlıdır. İş emri motor departmanına atanır; teknisyen yağ filtresi, yakıt filtresi ve pervane anodu gibi parçaları raftan alırken her birini okutur. Parçalar iş emrine eklenir ve stoktan düşer. Teknisyen işçilik süresini girer, program departmanın saat ücretiyle işçilik bedelini hesaplar. İş bitince iş sonrası fotoğraflar eklenir ve iş emri kontrol için ustabaşına gider. Fatura hazırlanırken parça ve işçilik satırları iş emrinden hazır gelir; kimsenin aklında tutmak zorunda kalmadığı bir süreç ortaya çıkar.

Sık yapılan hatalar

• Raf konumu tanımlamamak: Parça stokta görünür ama kimse nerede olduğunu bulamaz.
• Okutmadan parça almak: Acil işlerde atlanan bir okutma, ay sonunda açıklanamayan stok farkına dönüşür.
• Dayanıksız etiket kullanmak: Okunmayan etiket, sistemin terk edilmesinin en hızlı yoludur.
• Minimum stok belirlememek: Sık kullanılan parça bittiğinde iş durur ve teslim tarihi kayar.
• İş emrini kapatmayı unutmak: Açık kalan iş emirleri raporları ve faturalamayı bozar.

Excel şablonu mu, yazılım mı?

İşi durdurmadan barkoda geçmek

Bütün depoyu bir günde etiketlemek zorunda değilsiniz. En sık kullanılan parçalarla ve yeni gelen ürünlerle başlayın: her yeni sevkiyat depoya girerken etiketlensin. Diğer rafları, örneğin haftalık dönemsel sayım sırasında, kademeli olarak etiketleyin. Birkaç hafta içinde deponun büyük bölümü etiketlenmiş olur ve atölye bir gün bile durmaz. Bu süreçte teknisyenlerden etiketsiz bir parça aldıklarında bunu not etmelerini isteyin; bu notlar, hangi parçaların öncelikle etiketlenmesi gerektiğini gösteren pratik bir listeye dönüşür. Geçiş tamamlandığında ilk tam sayımı yapın ve sistemdeki rakamları raflardaki gerçek durumla eşitleyin.

Excel şablonu mu, yazılım mı?

Barkodlu stok takibini bir Excel şablonuyla başlatmak mümkündür; okuyucu, kodu hücreye yazar. Ancak iş emriyle bağlantı, aynı anda birden fazla kullanıcının çalışması, geçmişin korunması ve raporlama gerektiğinde tablolar yetersiz kalır. Bir teknik servis yazılımında nelere bakılması gerektiğini teknik servis takip programı rehberimizde anlattık. Yakında çıkacak masaüstü yazılımımız AYM Karina stok, iş emri ve servis dosyasını tek yerde topluyor. Atölyede internet bağlantısı güvenilir değilse, yazılımın bağlantısız çalışabilmesinin önemini offline çalışan yazılım yazımızda ele aldık.

Hazır bir program sizin iş akışınıza uymuyorsa özel yazılım mı hazır yazılım mı rehberimize göz atabilir veya özel yazılım geliştirme hizmetimizi inceleyebilirsiniz.

Paylaş:XLinkedInWhatsApp